Ως ανεξάρτητος συγγραφέας, η συμπλήρωση αρχείων PDF (όπως συμβάσεις ή κρατικά έγγραφα) είναι ένα τακτικό μέρος της δουλειάς μου. Η παλιά μου μέθοδος συμπλήρωσης αυτών των εγγράφων ήταν να τα εκτυπώσω, να τα συμπληρώσω, να τα σαρώσω, να τα αποθηκεύσω στην επιφάνεια εργασίας μου, να κρυπτογραφήσω τα αρχεία και να τα στείλω στο δρόμο τους.
Τελικά κατάλαβα ότι υπήρχε ένας πολύ πιο εύκολος τρόπος. Το μόνο που έπρεπε να κάνω ήταν να ανοίξω το PDF με τρόπο που να μπορώ να το επεξεργαστώ, να συμπληρώσω το PDF, να το αποθηκεύσω, να το κρυπτογραφήσω και να το στείλω. Λαμβάνοντας υπόψη ότι ο σαρωτής 10 ετών που έχω είναι στα τελευταία του πόδια, ήρθε η ώρα να τον αντικαταστήσετε.
Αλλά πώς να επεξεργαστείτε ένα αρχείο PDF;
Επίσης: Πώς να συγχωνεύσετε αρχεία PDF από τον ιστό, την επιφάνεια εργασίας και τη γραμμή εντολών.
Λοιπόν, υπάρχουν πολλές μέθοδοι, η καθεμία απαιτεί διαφορετικά βήματα. Τα καλά νέα είναι ότι ο καθένας μπορεί να επεξεργαστεί αρχεία PDF.
Πριν μπούμε σε αυτήν τη διαδικασία, θα πρέπει να γνωρίζετε ότι όταν δημιουργείτε για πρώτη φορά ένα PDF, μπορείτε να το αποθηκεύσετε για επεξεργασία σε ένα πρόγραμμα προβολής PDF όπως το Adobe Reader. Τα περισσότερα από τα PDF που λαμβάνετε δεν έχουν σχεδιαστεί για εύκολη επεξεργασία.
Έχοντας κατά νου αυτό το πρόβλημα, πού πρέπει να απευθυνθείτε;
Πακέτα γραφείου
Οποιαδήποτε μεγάλη σουίτα γραφείου μπορεί να ανοίξει ένα PDF για επεξεργασία (με εξαίρεση τις Σελίδες της Apple). Το LibreOffice, το Microsoft 365 και το WP Office μπορούν να ανοίξουν αρχεία PDF για επεξεργασία.
Όταν μια σουίτα γραφείου ανοίγει ένα αρχείο PDF για επεξεργασία, το αρχείο βρίσκεται σε εφαρμογή τύπου σχεδίασης. Εάν σκέφτεστε ένα PDF ως εικόνα, η ροή εργασίας θα είναι πολύ πιο εύκολο να κυριαρχήσει. Για παράδειγμα, εάν πρέπει να αντικαταστήσετε ένα μπλοκ κειμένου, ίσως χρειαστεί να προσθέσετε ένα ορθογώνιο στην κορυφή του κειμένου (με χρώμα που ταιριάζει με το φόντο του εγγράφου) και στη συνέχεια να προσθέσετε νέο κείμενο από πάνω.
Είναι μια διαδικασία έντασης εργασίας, αλλά λειτουργεί. Εδώ είναι η διαδικασία στο LibreOffice.
Κάντε κλικ στο Αρχείο > Άνοιγμα. Στη διαχείριση αρχείων της επιφάνειας εργασίας σας, βρείτε το αρχείο PDF που θέλετε να ανοίξετε, επιλέξτε το και κάντε κλικ στο Άνοιγμα.
Το αρχείο PDF σας θα ανοίξει στο LibreOffice Draw ως επίπεδη εικόνα, όπου μπορείτε να προσθέσετε κείμενο, σχήματα, γραμμές και άλλα αντικείμενα για να σας βοηθήσουν να επεξεργαστείτε το έγγραφο όπως απαιτείται.
Το LibreOffice Draw σάς παρέχει όλα τα εργαλεία που χρειάζεστε για να επεξεργαστείτε ένα αρχείο PDF.
Στιγμιότυπο από τον Jack Wallen/ZDNET
Μόλις ολοκληρώσετε την επεξεργασία του PDF, κάντε κλικ στο Αρχείο > Εξαγωγή σε PDF. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο «Εξαγωγή». Όταν σας ζητηθεί, δώστε ένα όνομα στο αρχείο και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση. Αυτό είναι? επεξεργαστήκατε το αρχείο PDF στην επιφάνεια εργασίας σας.
Εφαρμογές για την επεξεργασία αρχείων PDF
Υπάρχουν πολλά προγράμματα επεξεργασίας PDF στην αγορά, μερικά από τα οποία είναι δωρεάν και μερικά από τα οποία απαιτούν πληρωμή.
Φυσικά, η καλύτερη εφαρμογή σε αυτή την κατηγορία είναι το Adobe Acrobat, το οποίο είναι διαθέσιμο μέσω συνδρομής (12,99 $ έως 19,99 $ το μήνα).
Εάν δεν σας αρέσει να πληρώνετε για μια εφαρμογή που μπορεί να χρησιμοποιείτε μόνο μία ή δύο φορές το μήνα (ή το χρόνο), γιατί να μην επιλέξετε κάτι φθηνό – ή καλύτερα, δωρεάν;
Επίσης: Πώς να χρησιμοποιήσετε το ChatGPT για να αναλύσετε αρχεία PDF (και πολλά άλλα) δωρεάν.
Το MacOS έχει PDFgear (διατίθεται δωρεάν στο Apple App Store), αλλά θα το συνιστούσα Επεξεργαστής PDF Foxitτο οποίο είναι διαθέσιμο για επιτραπέζιους υπολογιστές (Linux, MacOS, Windows), web και κινητές συσκευές. Μπορείτε να δοκιμάσετε το Foxit PDF Editor δωρεάν, αλλά μετά τη δοκιμαστική περίοδο, η τυπική έκδοση κοστίζει 129,99 $ ανά έτος και η έκδοση Pro κοστίζει 159,99 $ ανά έτος. Μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα σχετικά με τις διαφορές σε αυτόν τον πίνακα χαρακτηριστικών.
Άλλες εφαρμογές επιφάνειας εργασίας περιλαμβάνουν καραμέλα PDF, PDF studioΚαι Μόνο πρόγραμμα επεξεργασίας PDF του Office.
Συντάκτες Ιστού
Εδώ θα δώσω μερικές συμβουλές. Λόγω διαρροών δεδομένων, εκπαίδευσης μοντέλων γλώσσας AI και της συνεχιζόμενης ανάγκης για αυξημένα μέτρα ασφάλειας και απορρήτου, θα πρότεινα να χρησιμοποιείτε μόνο μια αξιόπιστη διαδικτυακή υπηρεσία (όπως η Adobe ή το Foxit).
Μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να χρησιμοποιήσετε μία από τις πολλές δωρεάν υπηρεσίες, αλλά σκεφτείτε αυτό το σενάριο. Ίσως χρειαστεί να συντάξετε μια σύμβαση για έναν πελάτη. Σας στέλνουν ένα PDF με όλες τις ερωτήσεις που χρειάζεστε και αποφασίζετε να ανοίξετε το PDF στον δωρεάν ιστότοπο. Προσθέτετε όλα τα προσωπικά σας στοιχεία, εξάγετε το αρχείο και το στέλνετε στον πελάτη. Λίγες εβδομάδες αργότερα, βλέπετε κάθε είδους ύποπτη δραστηριότητα που καταλήγει σε κλοπή ταυτότητας.
Ναι, πρόκειται για μια ακραία περίπτωση, αλλά δεδομένης της κατάστασης της παγκόσμιας ψηφιακής ασφάλειας, θα ήταν λάθος να μην ληφθούν σοβαρά υπόψη τέτοια πράγματα.
Επίσης: Πώς να χρησιμοποιήσετε το ChatGPT για να αναλύσετε αρχεία PDF (και πολλά άλλα) δωρεάν.
Με άλλα λόγια, χρησιμοποιήστε μόνο εργαλεία από εταιρείες που σας αρέσουν. ξέρω μπορείτε να εμπιστευτείτε. Ακολουθεί η σύντομη λίστα:
Κατά τη γνώμη μου, είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή για υπολογιστές (ή για κινητά) ειδικά σχεδιασμένη για επεξεργασία PDF (όπως το PDF Candy ή το Foxit PDF Editor) για να κάνετε τα πάντα επαγγελματικά. Εάν δεν θέλετε να πληρώσετε συνδρομή σε κάποια από αυτές τις υπηρεσίες, χρησιμοποιήστε το LibreOffice. Είναι δωρεάν και αν γνωρίζετε πώς να χρησιμοποιείτε ένα εργαλείο σχεδίασης, είναι εύκολο στη χρήση.
